Aprende la diferencia entre albarán y factura

Cuando se trata de gestionar la logística y las transacciones comerciales de tu empresa, es fundamental que aprende la diferencia entre albarán y factura. 

En Ferpec, tu asesoría de confianza, estamos aquí para aclarar cualquier confusión y ayudarte a aprovechar al máximo estos documentos, que son fundamentales para la actividad empresarial y comercial. 

Acompáñanos mientras definimos la diferencia factura y albarán y su importancia en el mundo empresarial.

Albarán

¿Qué es un albarán?

El albarán qué es: es un documento comercial que actúa como constancia de la entrega de productos o servicios.  Se necesita utilizarlo cuando se realizan las entregas o prestaciones, y este, debe ser emitido por el proveedor o vendedor, al cliente. 

Los albaranes detallan qué productos o servicios fueron entregados, la cantidad y su estado, en el momento en que se concretó la entrega.

¿Qué información contiene un Albarán?

El albarán es un documento fundamental en el proceso de entrega de productos o servicios.  Contiene información detallada que actúa como evidencia de que la entrega se ha realizado de manera correcta y acorde con los términos que se hubieren acordado entre el proveedor y el cliente.

⇒ Nombre y datos del proveedor: los albaranes comienzan con los datos completos del proveedor, como su nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal (NIF o CIF), y otros detalles de contacto.

⇒ Nombre y datos del cliente: a continuación, se registran los datos del cliente al que se destina el albarán. Esto abarca su nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal (NIF o CIF), y otros datos de contacto importantes.

⇒ Fecha de entrega: la fecha y nota de entrega es un dato crítico que indica cuándo se realizó la entrega de los productos o servicios. Este elemento es vital, para determinar plazos y cumplir con las condiciones que se hayan acordado.

⇒ Descripción detallada de los productos o servicios entregados: el albarán debe llevar una descripción precisa, de cada uno de los productos o servicios que hayan sido entregados. Esta descripción, notas de entrega, incluye el nombre o código de los productos, así como una descripción de los servicios prestados.

⇒ Cantidad de productos o servicios: junto a la descripción, debe indicarse la cantidad de productos entregados o, en el caso de servicios, vale especificar la duración o la cantidad de unidades del servicio.

Albaranes

⇒ Estado de la mercancía (si es aplicable): en casos en las que los productos entregados se encontraran en condiciones especiales, como por ejemplo, algún defecto, el albarán puede incluir un apartado especial para dejar sentado el estado de los productos, al momento en el que se concretó la entrega. Esto es fundamental para evitar conflictos o reclamos posteriores.

⇒ Firma de quien recibe la entrega: para certificar la recepción de los productos o servicios, el albarán incluye un espacio para que firme quien reciba la entrega. Dicha firma cumple el rol de comprobante de que la entrega se realizó de manera correcta y que el cliente acepta los productos o servicios en las condiciones especificadas.

En resumen, los albaranes son documentos que ofrecen un registro detallado y oficial de la entrega de productos o servicios, proporcionando reglas claras, tanto al proveedor como al cliente.  Mantener un control adecuado de los albaranes es fundamental para tener un adecuado seguimiento de las transacciones comerciales y garantizar la gestión favorable de inventarios y servicios.

¿Qué es una factura?

La factura es un elemento fundamental en el ámbito comercial y financiero de cualquier empresa.  Tiene, la factura, el poder de establecer formalmente la obligación de pago que tiene el cliente. Así es como se convierte en un elemento fundamental,  para mantener garantías financieras y llevar un control y seguimiento preciso de las operaciones comerciales.

¿Qué información contiene una factura?

Una factura contiene una serie de datos, que deben estar claramente especificados:

  • Datos del proveedor: aquí se incluyen los detalles de quién o quiénes están emitiendo la factura, incluyendo el nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal (NIF o CIF), y datos de contacto.
  • Datos del cliente: en este apartado, se registran los datos del cliente destinatario de la factura, e incluye su nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal (NIF o CIF), y datos de contacto.
  • Fecha de emisión: la fecha en que se emite la factura es determinante a la hora de establecer los plazos de pago y otros aspectos relacionados con la operación comercial.
  • Descripción detallada: aquí se detalla con precisión las características del producto o servicio entregado. Aquí se plasma: cantidad de productos o servicios, descripción de los mismos, el precio por unidad y el importe total.
  • Términos de pago y fecha de vencimiento: estos términos señalan cuándo y cómo el cliente debe concretar el pago. Es importante ser claro en los plazos y las condiciones preestablecidas, para evitar conflictos o malos entendidos.
  • Total a pagar: el importe total a pagar es la suma de todos los productos o servicios incluidos en la factura, y se le suma cualquier impuesto que deba aplicarse por la transacción.
  • Información fiscal: este apartado conlleva información fiscal de gran valor, como el tipo de IVA aplicado y el importe correspondiente.

La factura es emitida después de la entrega de los productos o la prestación del servicio. Su principal fin es el de dejar registrada oficialmente la transacción y establecer la obligación de pago que tiene el cliente.  Es un documento legalmente válido y puede ser solicitado a la hora de que se realicen auditorías fiscales o para el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

En resumen, la factura es una herramienta determinante en las gestiones financieras de una empresa, ya que no solo documenta las transacciones, sino que también asegura que se cumplan los términos de pagos acordados.  Mantener un registro organizado de las facturas emitidas y recibidas es indispensable si se quiere llevar una administración eficiente y solidez financiera de tu empresa o comercio.

¿Para qué sirve una factura?

La factura es de vital importancia para:

Albaranes qué es

Registro contable

Deja documentadas cada una de las transacciones, en los registros contables de la empresa, mostrando los ingresos que se generaron de cada venta.

Albaran qué es

Control financiero

Permite a la empresa llevar un control de las cuentas pendientes de cobrar y planificar su flujo de efectivo.

Plantilla albarán

Legalidad fiscal

Es un documento válido ante las autoridades fiscales y puede ser solicitado para el cumplimiento de obligaciones tributarias

Momento y propósito

La principal diferencia, factura y albarán, está en el momento de emisión y su propósito:

→El albarán: se emite antes o durante la entrega de productos o servicios y sirve como constancia de entrega y verificación de la mercancía. Pero el albarán no representa ni plasma las obligaciones de pago.

→La factura: se emite después de la entrega de los productos o servicios y establece la obligación de pago por parte del cliente. Es un documento contable y fiscal preponderante.

En resumen, el albarán es el que marca el trayecto del producto, asegurando su correcta entrega,  mientras que la factura es el fin de ese trayecto, donde se registra la transacción y asegura el pago.  Ambos documentos son esenciales en cualquier negocio y deben manejarse con precisión, tanto para establecer reglas claras entre proveedores y clientes, pero también, y fundamentalmente, para estar en regla ante las legislaciones vigentes.

Tener claridad sobre documentos como el albarán y la factura es de vital importancia para evitar imponderables y conflictos,  en tus transacciones comerciales. Además, permiten mantener un control financiero sólido.  Si necesitas más información, asesoramiento o plantillas de albarán y factura, ¡no dudes en contactarnos! Desde Ferpec,  estamos aquí para ayudarte a tener éxito en tu negocio.

Preguntas frecuentes sobre albarán y factura

¿Cuál es la diferencia albarán y factura?

La diferencia, factura y albarán  radica en el momento de emisión y su propósito. Un albarán se emite antes o durante la entrega de productos o servicios para actuar como constancia de entrega y verificación de la mercancía, sin establecer una obligación de pago. En cambio, una factura se emite después de la entrega y establece una obligación de pago por parte del cliente. Es un documento contable y fiscal crucial.

El IVA es un impuesto indirecto que aplica al consumo de bienes y servicios en el país. El modelo 303 permite a las empresas declarar e ingresar el IVA correspondiente a sus actividades económicas, lo que es esencial para mantener la legalidad y la buena gestión financiera.

¿Es obligatorio emitir un albarán antes de una factura?

No siempre es obligatorio emitir un albarán antes de una factura, pero es una práctica recomendada. El albarán sirve como evidencia de que los productos o servicios se entregaron correctamente. Además, algunos clientes pueden requerir un albarán como parte de su proceso interno de control.

¿Qué sucede si emito una factura sin un albarán previo?

Emitir una factura sin un albarán previo no es incorrecto desde el punto de vista fiscal, pero es importante que la factura incluya detalles claros sobre los productos o servicios entregados y que el cliente esté de acuerdo con la información presentada.

¿Puede un albarán servir como comprobante fiscal?

Un albarán no es un comprobante fiscal válido para fines de declaraciones tributarias. Para cumplir con las obligaciones fiscales, se requiere una factura que incluya información fiscal adecuada.

¿Qué información debe contener un albarán?

Un albarán debe incluir detalles como la fecha de entrega, la descripción de los productos o servicios entregados, la cantidad y, si es relevante, el estado de la mercancía. También debe incluir información sobre el proveedor y el cliente.

¿Es posible modificar un albarán?

Sí, es posible modificar un albarán si se cometen errores o cambios necesarios. Sin embargo, se debe comunicar cualquier modificación al cliente y emitir una nueva versión del albarán con las correcciones apropiadas.

¿Cuál es la importancia de llevar un registro adecuado de albaranes y facturas?

Llevar un registro adecuado de albaranes y facturas es indispensable, para mantener el control financiero de tu empresa. Esto te ayuda a realizar un buen  seguimiento de tus ventas, las cuentas por cobrar y las obligaciones fiscales. Además, un registro exhaustivo, facilita la toma de decisiones financieras informadas y evita complicaciones legales o fiscales en el futuro. En Ferpec, Asesores para Empresas, estamos aquí para responder a todas tus preguntas y brindarte orientación sobre la gestión eficiente de albaranes y facturas. Si necesitas asesoramiento adicional o plantillas personalizadas, ¡no dudes en contactarnos! Estamos comprometidos en ayudarte a tener éxito en tu negocio.

Albarán de entrega
Ferpec – Asesoría en Madrid